Datenschutz

Datenschutzrichtlinie des Reit- und Fahrvereins Neuengörs u.U. e.V

Präambel

Der Rufv Neuengörs u.U. e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Vereins, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein nachfolgende Datenschutzrichtlinie.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern sowie Trainingsleitern im Reit- und Fortbildungsbetrieb sowohl automatisiert in EDV Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte (z.B. Pferdesportverband) weitergeleitet oder offengelegt. In allen diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzverordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung und Löschung personenbezogener Daten der Mitglieder

1) Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Name, Anschrift ( Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Abteilungs- und Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern, Handynummern und Email Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

2) Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Dachverbänden werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet. Im Einzelnen kann es sich von Fall zu Fall abweichend um folgende Daten zur Verwendung für die ebenfalls nachfolgend beschriebenen Zwecke handeln: Bestandsmeldungen, Turnierlizenzen, Turniernennungen und Starterlaubnisse, Beantragung von Übungsleiterzuschüssen, eigene Turnierveranstaltung.

Die Weitergabe der Daten erfolgt ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage an andere öffentliche Stellen, die die personenbezogenen Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen oder an private Personen, die ein berechtigtes Interesse an der Verwendung der personenbezogenen Daten darlegen (siehe §5).

3) Über die Kategorie von betroffenen Personen und Daten ist ein Verarbeitungsverzeichnis angelegt.

4) Sofern keine besonderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten Geschlecht, Name, Vorname und Vereinseintritt gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere 10 Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung der Daten eingeschränkt. Die Daten der übrigen Kategorien werden gelöscht.

Die Daten Anschrift, Abteilungs- und Mannschaftszugehörigkeit und sportliche Einsätze werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Archivierung der Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.

5) Die Mitglieder haben das Recht, der Verwendung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Zudem sind sie berechtigt, Auskunft der über sie gespeicherten Daten zu beantragen, sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern, sowie der Einschränkung der Verarbeitung.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1) Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2) Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang

3) Die im Rahmen von Veranstaltungen angefertigten Fotos und Filmaufnahmen erfolgen nur mit schriftlicher Genehmigung der abgebildeten Personen.

4) Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Spartenleiter und Fortbildungsleiter mit Vornamen, Nachnamen, Funktion, Email Adresse und Handy- bzw. Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeit für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1) Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden von den jeweiligen Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Spartenleitern, Trainern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2) Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3) Macht eine Mitglied glaubhaft, dass eine Mitgliederliste zur Wahrung satzungsmäßiger oder gesetzlicher Rechte benötigt ( z. B. zur Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitsbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Datei ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet wird.

§ 6 Kommunikation per Email

1) Für die Kommunikation per Email richtet der Verein einen vereinseigenen Email-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2) Beim Versand von Emails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per Email untereinander stehen und/oder deren privaten Email-Account verwendet werden, sind die Email-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung der Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstandes, Spartenleiter, Fortbildungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Verstöße gegen die datenschutzrechtlichen Vorgaben und diese Ordnung

1) Alle Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2) Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzrichtlinie werden der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet gemäß DSGVO.

§ 9 Inkrafttreten

Diese Datenschutzrichtlinie wurde vom Vorstand am 18.03.2019 beschlossen und tritt am 04.04.2019 in Kraft.